Política de tratamiento de datos personales

1Responsable del tratamiento

2Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, con datos personales de clientes, personas interesadas en nuestros productos, asistentes a eventos y activaciones de marca, proveedores y demás personas cuyos datos tratemos, sin importar el canal por el que los recibamos: sitio web, WhatsApp, redes sociales, correo electrónico, llamada, formularios en papel o atención presencial.

3Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos personales sean tratados.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, los datos de salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento

Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

Envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

4Principios

Tratamos los datos conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Esto significa que solo usamos tus datos con tu autorización, para las finalidades que te informamos, procurando que estén completos y actualizados, y protegiéndolos contra pérdida, consulta o uso no autorizado.

5Datos que recogemos

• Identificación: nombre, número de documento de identidad o NIT.
• Contacto: número de celular y de WhatsApp, correo electrónico, dirección, municipio y vereda.
• Comerciales: actividad económica o cultivo, equipos de interés, plazo estimado de compra, cotizaciones, pedidos, historial de compras, garantías, devoluciones y saldos por pagar.
• Facturación: los datos requeridos para expedir factura electrónica.
• Comunicaciones: el contenido de las conversaciones que sostengas con nosotros por WhatsApp, redes sociales o correo electrónico.
• Imagen: fotografías o videos tomados en eventos y activaciones de marca, solo cuando lo autorices de forma expresa y separada.
• Navegación: información técnica generada al visitar nuestro sitio web, según se explica en el numeral 7.

No solicitamos datos sensibles. Si en algún caso fuera necesario, te informaremos que no estás obligado a entregarlos y su suministro será voluntario.

6Para qué usamos tus datos

Recolectamos, almacenamos, usamos, actualizamos y, cuando corresponde, suprimimos tus datos para:

1. Atender tus solicitudes de información, asesoría técnica y cotizaciones de productos KLASHT PM.
2. Gestionar ventas, pedidos, facturación electrónica, despachos y entregas.
3. Tramitar garantías, devoluciones, reclamos y servicio posventa.
4. Compartir con el fabricante o importador de la marca KLASHT PM los datos estrictamente necesarios para tramitar garantías de los equipos.
5. Gestionar la cartera, incluidos los recordatorios de pago.
6. Enviarte información comercial, promociones, novedades de productos e invitaciones a eventos por WhatsApp, redes sociales, correo electrónico o llamada, cuando lo hayas autorizado.
7. Registrar tu participación e interés en eventos y activaciones de marca, y hacerte seguimiento comercial.
8. Publicar fotografías o videos de eventos en nuestro sitio web y redes sociales, solo si autorizaste el uso de tu imagen.
9. Realizar encuestas de satisfacción y análisis estadísticos para mejorar la atención y la oferta de productos.
10. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni cedemos nuestras bases de datos a terceros.

7Sitio web y cookies

Cuando usas los botones de contacto de este sitio, se abre WhatsApp y la conversación continúa en esa aplicación; desde ese momento tratamos tus datos conforme a esta política.

Este sitio puede usar cookies y tecnologías similares, propias o de terceros, para su funcionamiento, para medir visitas y para conocer la efectividad de nuestras publicaciones. Puedes bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de tu navegador; algunas funciones del sitio podrían dejar de operar correctamente.

El sitio contiene enlaces a servicios de terceros como WhatsApp, Instagram y Facebook, que tienen sus propias políticas de privacidad. Te recomendamos revisarlas.

8Proveedores tecnológicos y transferencias

Para cumplir las finalidades anteriores usamos proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento y que pueden almacenar la información en servidores fuera de Colombia, entre ellos: la plataforma de WhatsApp Business y las redes sociales de Meta, la plataforma de atención y gestión de clientes Pancake, el servicio de alojamiento del sitio web y los servicios de Microsoft 365.

Al aceptar esta política, autorizas de forma expresa la transmisión y, cuando aplique, la transferencia internacional de tus datos a estos proveedores, únicamente para las finalidades aquí descritas.

9Tus derechos

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, si lo solicitas, del uso que le hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales.

10Nuestros deberes

Cumplimos los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizarte el ejercicio de tus derechos, solicitar y conservar copia de tu autorización, informarte la finalidad de la recolección, conservar la información con seguridad, mantenerla actualizada, tramitar tus consultas y reclamos en los plazos legales e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

11Autorización

Obtenemos tu autorización de forma previa, expresa e informada por alguno de estos medios: formato físico firmado, formulario digital, mensaje de WhatsApp en el que manifiestes tu aceptación después de recibir el aviso de privacidad, o conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgaste. Conservamos prueba de cada autorización.

No se requiere autorización, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

12Menores de edad

Nuestra actividad comercial está dirigida a personas mayores de edad. Si llegáramos a tratar datos de niños, niñas o adolescentes, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con autorización de su representante legal.

13Canal de atención

Las consultas, reclamos y solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria las atiende directamente Julián Alfredo Valencia Franco. Escríbenos indicando en el asunto o en el mensaje: «Protección de datos personales».

14Consultas y reclamos

La solicitud puede presentarla el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su identidad o calidad.

Cómo presentar un reclamo

El reclamo debe incluir tu identificación, la descripción de los hechos, la dirección donde quieres recibir la respuesta y los documentos que quieras hacer valer. Si está incompleto, te lo informaremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que lo completes; si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe. Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y la mantendremos hasta que se resuelva. Los plazos se cuentan desde el día siguiente a la fecha de recibo.

Revocatoria y supresión

Puedes pedir en cualquier momento que revoquemos tu autorización o suprimamos tus datos. Estas solicitudes no proceden cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, frente a la información que debemos conservar por facturación o por saldos pendientes. Si solo quieres dejar de recibir mensajes comerciales, lo atenderemos sin afectar las comunicaciones necesarias para pedidos, garantías o pagos en curso.

Queja ante la Superintendencia

Según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, solo puedes presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.

15Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos: acceso a las plataformas con usuario y contraseña personal, permisos asignados solo a quienes atienden clientes, verificación en dos pasos cuando la plataforma lo permite y custodia bajo llave de los formatos físicos de autorización.

16Vigencia y cambios

Esta política rige a partir del 24 de septiembre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras exista la relación comercial o la finalidad para la que se recogieron los datos, y durante el tiempo adicional que exijan las normas comerciales, contables y tributarias.

Cualquier cambio sustancial a esta política te será comunicado antes de aplicarse, a través de este sitio web o de los canales de contacto que tengamos registrados.